Maatwerk

Om een VvE en zijn bestuur zoveel mogelijk te ontlasten en het woongenot te verhogen, leveren wij maatwerk.

Alle taken en werkzaamheden worden met u als VvE vastgesteld en professioneel door ons uitgevoerd en vast gelegd in een beheerovereenkomst.

Onze dienstverlening houdt niet op bij uw voorgevel.
Wij houden ook de omgeving in de gaten en geven waar nodig advies, bijvoorbeeld het plaatsen van ondergrondse containers of oplaadpunten voor elektrische auto’s.

Administratief beheer

  • Bijhouden van de ledenadministratie;
  • Het voeren van correspondentie met leden van de vereniging;
  • Het informeren van nieuwe bewoners;
  • Verwerken van mutaties in het ledenbestand;
  • Correspondentie met notarissen;
  • Opstellen eindafrekening bij verkoop van appartementen;
  • Administreren van lopende verzekeringen;
  • Afhandelen van schadeclaims en zonodig overleg met de schade expert;
  • Het voldoende verzekerd houden van het complex (herbouwwaarde).

Financieel beheer:

  • Het voeren van de gehele financiële administratie;
  • Incasseren en administreren van de maandelijkse bijdragen;
  • Incasseren van eventuele voorschotten stookkosten;
  • Eventuele verwerking definitieve nota stookkosten;
  • Eventueel verrekenen van extra bijdragen en dotaties;
  • Het signaleren, administreren, herinneren en aanmanen van betalingsachterstanden;
  • Jaarlijks naar aanleiding van de Algemene Leden Vergadering (ALV) communiceren van wijzigingen in beleid en bijdragen;
  • Uitvoeren van betalingen;
  • Administreren en beheren van de bankrekeningen ten name van de vereniging;
  • Verwerken van alle inkomsten en uitgaven in het boekhoudpakket;
  • Tijdig overschrijven van het overschot van liquide middelen naar de spaarrekeningen;
  • De verzorging van alle verdere financiële handelingen van de VvE.

Bestuurlijk beheer:

  • Het jaarlijks opstellen van het jaarverslag;
  • Het jaarlijkse contact met de kascontrole commissie en verklaren van de kosten en baten;
  • Jaarlijkse presentatie van de financiële stukken tijdens de ALV;
  • Het archiveren van alle financiële zaken;
  • Wijziging van splitsingsaktes of huishoudelijk reglementen;
  • Het adviseren van het bestuur bij naleving van de reglementen;
  • Toezicht houden op correcte besluitvorming tijdens de ALV;
  • Zorg dragen voor het uitvoeren van de besluiten van de ALV;
  • Corresponderen met bewoners namens het bestuur;
  • Adviesfunctie voor het bestuur en de individuele bewoners;
  • Voorbereiden en versturen van de stukken van de ALV;
  • Bijwonen van bestuursvergaderingen.

Technisch Beheer Dagelijks onderhoud:

  • Samenwerking met mogelijke huismeester;
  • Selecteren van aannemers en contractpartijen;
  • Aannemen en beoordelen van storingsmeldingen;
  • Bereikbaar houden van een 24/7 dienst;
  • Opdracht geven tot uitvoeren van kleine reparaties;
  • Direct uit laten voeren van spoedeisende reparaties;
  • Correspondentie met aannemers;
  • Advisering met betrekking tot het dagelijks onderhoud;
  • Facilitair beheer (schoonmaak, groenonderhoud, e.d.);
  • Structureel overleg met het bestuur/ de technische commissie over grotere reparaties dan wel terugkerende storingen.

Technisch Beheer Planmatig onderhoud:

  • Lange termijn strategie gewenste gebouwkwaliteit;
  • Bepalen van gewenste onderhoudsniveau en mogelijke verbeteringen;
  • Bedenken van slimme oplossingen en combineren van werkzaamheden;
  • Verrichten van technische inspecties en uitbrengen van adviezen;
  • Opstellen van (Duurzaam) Meerjarenonderhoudsplan;
  • Actueel houden van Meerjarenonderhoudsplan;
  • Afsluiten van prestatieovereenkomsten (resultaatgericht vastgoedonderhoud);
  • Overleg met bestuur/ de technische commissie over opties, scenario’s en te maken keuzes;
  • Uitbesteden service werkzaamheden denk aan schoonmaakwerkzaamheden, liftonderhoud en dergelijke;
  • Aanvragen offertes voor te verrichten werkzaamheden.